Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng: Nâng cao hiệu quả thực thi công vụ từ ứng dụng trí tuệ nhân tạo

Trong bối cảnh khối lượng công việc tại các cơ quan hành chính ngày càng lớn, đặc biệt sau khi triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp, việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) đang mở ra hướng đi mới trong đổi mới phương thức làm việc, nâng cao năng suất và chất lượng thực thi công vụ. 

Tại Lạng Sơn, ứng dụng “Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng” bước đầu cho thấy hiệu quả thiết thực, không chỉ giúp cán bộ, công chức tiết kiệm thời gian xử lý công việc mà còn góp phần nâng cao chất lượng tham mưu, chỉ đạo, điều hành, tạo động lực thúc đẩy cải cách hành chính và xây dựng chính quyền số.

Giảm áp lực công việc, nâng cao năng suất thực thi công vụ

Việc vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp đặt ra yêu cầu ngày càng cao đối với đội ngũ cán bộ, công chức, nhất là tại cấp xã. Khối lượng văn bản cần nghiên cứu, xử lý lớn; nhiều nhiệm vụ đòi hỏi phải cập nhật kịp thời các quy định pháp luật, tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn, đồng thời bảo đảm tiến độ và chất lượng tham mưu. Trong khi đó, phương thức tra cứu, tổng hợp và xử lý tài liệu theo cách truyền thống thường mất nhiều thời gian, đặc biệt đối với những công việc có tính chất lặp lại.

Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn, năm 2026, UBND tỉnh Lạng Sơn đã đưa ứng dụng “Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng” vào vận hành, hỗ trợ cán bộ, công chức, viên chức thực hiện các nghiệp vụ hành chính thông qua việc khai thác dữ liệu số và ứng dụng trí tuệ nhân tạo.

Khác với các công cụ hỏi đáp thông thường, Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng được xây dựng trên nền tảng dữ liệu hành chính dùng chung của tỉnh, trực tiếp hỗ trợ những công việc thường xuyên như tra cứu văn bản, tìm kiếm căn cứ pháp lý, tóm tắt tài liệu, tổng hợp thông tin, soạn thảo và rà soát dự thảo văn bản. Qua đó, từng bước giảm thời gian dành cho các thao tác thủ công, giúp cán bộ tập trung nhiều hơn vào nghiên cứu, phân tích và nâng cao chất lượng tham mưu.

Điểm nổi bật của giải pháp là khả năng khai thác kho dữ liệu hành chính quy mô lớn. Đến thời điểm báo cáo, hệ thống đã tích hợp, lập chỉ mục khai thác hơn 493.000 văn bản, tài liệu hành chính, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, điều hành và tài liệu nghiệp vụ. Dữ liệu được đồng bộ thường xuyên từ các hệ thống dùng chung của tỉnh, tạo điều kiện để cán bộ tiếp cận nhanh các thông tin phục vụ giải quyết công việc.

Nếu trước đây, việc tìm kiếm căn cứ pháp lý hoặc tổng hợp nội dung từ nhiều văn bản đòi hỏi cán bộ phải thực hiện qua nhiều bước, thì với sự hỗ trợ của Trợ lý ảo, quá trình tìm kiếm, tổng hợp thông tin ban đầu được rút ngắn đáng kể. Đặc biệt, hệ thống cung cấp trích dẫn văn bản nguồn kèm theo câu trả lời, giúp người sử dụng thuận lợi đối chiếu, kiểm chứng thông tin trước khi tham mưu hoặc ban hành văn bản.

Bên cạnh chức năng tra cứu, hệ thống còn tích hợp 26 mẫu văn bản thông dụng, hơn 30 mẫu nâng cao cùng các công cụ hỗ trợ tóm tắt tài liệu, kiểm tra chính tả và tạo đồ họa thông tin (infographic). Đây là những tiện ích thiết thực đối với hoạt động hành chính, góp phần giảm các thao tác lặp lại, hỗ trợ chuẩn hóa hình thức văn bản, nâng cao hiệu quả công tác tổng hợp, báo cáo và thông tin, tuyên truyền.

Hiệu quả bước đầu được thể hiện qua các số liệu vận hành. Tính đến ngày 30/6/2026, hệ thống đã cấp hơn 3.800 tài khoản tại trên 180 cơ quan, đơn vị, với khoảng 98% tài khoản phát sinh truy cập; ghi nhận hơn 240.000 lượt truy cập và trên 220.000 lượt truy vấn.

Theo đánh giá bước đầu tại các cơ quan, đơn vị, việc ứng dụng Trợ lý ảo giúp giảm khoảng 30% đến 50% thời gian xử lý ban đầu đối với các công việc tra cứu, tóm tắt, tổng hợp thông tin và rà soát căn cứ pháp lý. Riêng đối với việc tạo bản nháp văn bản theo biểu mẫu có sẵn hoặc các nội dung nghiệp vụ lặp lại, thời gian thực hiện có thể giảm từ 50% đến 60%.

Đổi mới phương thức làm việc, nâng cao chất lượng tham mưu, điều hành

Không chỉ mang lại hiệu quả về thời gian, Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng còn góp phần thay đổi phương thức tiếp cận và xử lý công việc trong các cơ quan hành chính. Đối với cán bộ, công chức mới tiếp nhận nhiệm vụ, hệ thống hỗ trợ tra cứu các quy định, quy trình và tài liệu nghiệp vụ, qua đó tạo điều kiện rút ngắn thời gian tiếp cận công việc. Đối với cán bộ có kinh nghiệm, Trợ lý ảo hỗ trợ tổng hợp thông tin, rà soát căn cứ pháp lý, kiểm tra dự thảo và chuẩn bị nội dung tham mưu. Với đội ngũ lãnh đạo, quản lý, hệ thống có thể hỗ trợ khai thác, tổng hợp thông tin phục vụ chuẩn bị báo cáo, nội dung cuộc họp và công tác chỉ đạo, điều hành.

Một trong những giá trị đáng chú ý của giải pháp là khả năng hỗ trợ nâng cao chất lượng tham mưu thông qua việc cung cấp thông tin có căn cứ kiểm chứng. Trong hoạt động hành chính, tính chính xác và phù hợp của căn cứ pháp lý là yêu cầu đặc biệt quan trọng. Việc hệ thống cung cấp trích dẫn nguồn giúp cán bộ thuận lợi hơn trong đối chiếu, rà soát, hạn chế nguy cơ bỏ sót thông tin trong quá trình chuẩn bị nội dung tham mưu.

Tuy nhiên, ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong hoạt động công vụ không đồng nghĩa với việc thay thế vai trò, trách nhiệm của cán bộ, công chức. Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng được vận hành theo nguyên tắc “AI hỗ trợ, cán bộ kiểm chứng và quyết định”. Theo đó, hệ thống đóng vai trò công cụ hỗ trợ xử lý thông tin, còn cán bộ, công chức chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, tính cập nhật của căn cứ pháp lý, đánh giá sự phù hợp của nội dung trước khi sử dụng vào công việc chuyên môn.

Cách tiếp cận này vừa phát huy được ưu thế của công nghệ, vừa bảo đảm yêu cầu về tính chặt chẽ, trách nhiệm và sự kiểm soát trong hoạt động công vụ. Đây cũng là yếu tố quan trọng để ứng dụng trí tuệ nhân tạo đi vào thực chất, tránh tình trạng phụ thuộc hoàn toàn vào kết quả do hệ thống tự động tạo ra.

Từ hiệu quả ứng dụng thực tiễn đến dấu ấn chuyển đổi số

Những kết quả bước đầu trong triển khai Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng đã được ghi nhận tại Giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam năm 2026. Giải thưởng mang thông điệp “Tôn vinh giá trị thực - Lan tỏa tương lai số”, chú trọng đánh giá hiệu quả thực tế của các giải pháp chuyển đổi số thông qua những chỉ số về năng suất, chi phí vận hành và chất lượng phục vụ. Sau quá trình thẩm định 467 hồ sơ tham dự trên toàn quốc, Ban Tổ chức đã lựa chọn, vinh danh 56 tổ chức, giải pháp và 3 cá nhân tiêu biểu.

Ngày 14/10/2026, tại Lễ trao Giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam lần thứ 9, UBND tỉnh Lạng Sơn được vinh danh ở hạng mục “Cơ quan nhà nước chuyển đổi số xuất sắc” với giải pháp “Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng”. Đây là lần thứ 5 liên tiếp tỉnh Lạng Sơn đạt giải thưởng này, tiếp tục khẳng định những nỗ lực của tỉnh trong đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số vào hoạt động quản lý, điều hành và thực thi công vụ.

Từ những kết quả đạt được, việc tiếp tục hoàn thiện, nâng cao chất lượng và mở rộng hiệu quả ứng dụng Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng là yêu cầu cần thiết. Trong đó, cần chú trọng cập nhật, chuẩn hóa kho dữ liệu, nâng cao độ chính xác của nội dung hỏi đáp; mở rộng tài liệu nghiệp vụ, phát triển các chức năng hỗ trợ chuyên sâu phù hợp với từng lĩnh vực, đồng thời tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng kỹ năng sử dụng AI cho đội ngũ cán bộ, công chức.

Bên cạnh đó, việc xây dựng các tiêu chí đánh giá hiệu quả ứng dụng gắn với thời gian xử lý công việc, chất lượng văn bản tham mưu, mức độ sử dụng thực chất và khả năng đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ sẽ là cơ sở quan trọng để tiếp tục hoàn thiện giải pháp, bảo đảm việc đầu tư, ứng dụng công nghệ mang lại giá trị thiết thực, bền vững.

Trợ lý ảo Công chức số Xứ Lạng đang từng bước trở thành công cụ hỗ trợ hữu ích trong hoạt động của các cơ quan hành chính trên địa bàn tỉnh. Từ những kết quả bước đầu về tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất và hỗ trợ chất lượng tham mưu, giải pháp góp phần thúc đẩy chuyển đổi phương thức làm việc theo hướng hiện đại, dựa trên dữ liệu và công nghệ số. Đây chính là giá trị cốt lõi của chuyển đổi số trong hoạt động công vụ, góp phần xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại, hiệu lực, hiệu quả, phục vụ ngày càng tốt hơn người dân và doanh nghiệp./.

Khánh Ly